Offertes binnen 4 uur i.p.v. 2 dagen
Een groothandel in technische onderdelen ontving dagelijks tientallen offerteaanvragen via e-mail. Het offerteproces kostte verkoopmedewerkers gemiddeld twee volledige werkdagen per aanvraag — van het opzoeken van artikelnummers tot het opmaken van het document in Exact.
De uitdaging
Het verkoopteam besteedde het grootste deel van de dag aan administratief werk: e-mails doorzoeken, artikelnummers opzoeken in catalogi, voorraad checken en offertes handmatig typen. Dit leidde tot lange doorlooptijden, vermijdbare fouten en frustratie bij zowel klanten als medewerkers.
De oplossing
Wij bouwden een AI-agent die inkomende offerte-aanvragen automatisch verwerkt. De agent leest de e-mail, identificeert gevraagde artikelen, haalt real-time voorraad en prijzen op via de Exact API en genereert een kant-en-klare offerte die de medewerker alleen nog hoeft goed te keuren.
Stap voor stap
We brachten het volledige offerteproces in kaart — van binnenkomende e-mail tot ondertekend document. We identificeerden drie grote tijdvreters: artikelidentificatie, prijsopzoek en het opmaken van het document.
We koppelden de agent aan Exact Online voor real-time inzicht in voorraad, inkoopprijzen en klantspecifieke kortingen. Dit elimineert handmatig opzoekwerk volledig.
De kern van het systeem is een grote taalmodel (LLM) dat e-mails interpreteert, artikelen matcht op basis van productbeschrijvingen en prijsoffertes opstelt in de huisstijl van de klant.
Voordat een offerte naar de klant gaat, keurt een medewerker de conceptversie goed in een eenvoudig dashboard. Zo blijft de kwaliteitscontrole bij de mens.
Na een pilotweek met vijf echte aanvragen rolden we het systeem uit voor het volledige verkoopteam. Training bestond uit één ochtend.
Het resultaat
Na drie maanden in productie is de gemiddelde doorlooptijd van een offerte teruggebracht van twee dagen naar minder dan vier uur. Het verkoopteam heeft meer tijd voor klantcontact en complexe trajecten.
"Onze verkopers waren sceptisch in het begin, maar nu willen ze niet meer terug. Ze focussen eindelijk op klanten in plaats van spreadsheets."