Planning & facturatie volledig gekoppeld
Een installatiebedrijf met zeventig medewerkers had een gefragmenteerd werkproces: monteurs sloten werkbonnen af in een app in het veld, maar facturen werden pas days later handmatig aangemaakt in Moneybird. Betaalherinneringen werden vergeten of te laat verstuurd.
De uitdaging
De administratie kon de stroom aan afgeronde werkbonnen niet bijhouden. Facturen liepen soms weken achter. Klanten ontvingen betalingsherinneringen te laat of helemaal niet. De gemiddelde debiteurentermijn lag op 48 dagen — ver boven de betalingstermijn van 30 dagen.
De oplossing
Wij koppelden het planningssysteem (Fieldwire), Moneybird en WhatsApp aan elkaar via een automatische workflow. Zodra een monteur een werkbon afsluit, wordt de factuur automatisch aangemaakt, verstuurd en ingepland voor opvolging via WhatsApp.
Stap voor stap
We brachten het volledige traject van werkbon tot betaling in kaart. We vonden zeven handmatige stappen die volledig geautomatiseerd konden worden.
Via de Fieldwire webhook en de Moneybird API bouwen we een real-time brug. Zodra status "afgerond" wordt gezet, wordt de factuurdata automatisch doorgezet.
Factuurregels worden samengesteld op basis van de werkbon: materiaalkosten, uren en eventuele meerwerk. De factuur wordt gecontroleerd op volledigheid voordat hij wordt verstuurd.
Via de WhatsApp Business API sturen we automatisch herinneringen op dag 14 en dag 28 na de factuurdatum. De toon is vriendelijk en persoonlijk.
Een eenvoudig dashboard toont openstaande facturen, de status van herinneringen en uitschieters die handmatige aandacht vragen.
Het resultaat
De gemiddelde debiteurentermijn daalde van 48 naar 22 dagen. Het administratieteam heeft vrijwel geen handmatige factuurstappen meer. De monteurs merken niets van de administratieve afhandeling — hun workflow bleef ongewijzigd.
"Vroeger had ik elke vrijdag een stapel facturen die ik handmatig moest aanmaken. Nu doe ik dat werk niet meer — het systeem doet het direct."