Hoe Allonscale 12 uur per week aan offertewerk teruggaf aan haar engineers
Allonscale is een Nederlands engineeringbureau dat werkt met schaalmodellen op basis van standaard parameters. Elke week kwamen er zo'n twaalf klantaanvragen binnen voor prijsindicaties en offertes. Op papier een gestructureerd proces — in de praktijk een langzame, versnipperde workflow die volledig op de schouders van de engineers terechtkwam.
De situatie
Elke aanvraag vroeg om hetzelfde patroon: de mail lezen, controleren welke informatie ontbrak, de klant terug benaderen met gerichte vragen, antwoorden afwachten, alles bij elkaar brengen, en uiteindelijk een offerte opstellen. Gemiddeld kostte dit het bedrijf zo'n twaalf uur per week — verspreid over meerdere engineers, in stukjes tussen hun ontwerpwerk door. Het pijnpunt zat niet in de uren alleen. Het zat in wie die uren maakte. Engineers waren bij Allonscale komen werken om te ontwerpen. In plaats daarvan besteedden ze een aanzienlijk deel van hun week aan administratieve communicatie.
Wat we hebben gebouwd
Een AI-agent die het volledige offertetraject voor zijn rekening neemt — van eerste klantmail tot opgestelde offerte. De mens blijft in de lead: de agent stelt mails en offertes klaar, een medewerker controleert en verstuurt. Zo blijft de kwaliteit geborgd en blijft Allonscale verantwoordelijk voor wat er naar buiten gaat.
Stap voor stap
Inkomende klantaanvragen worden automatisch geanalyseerd. De agent bepaalt welke informatie aanwezig is en welke nog ontbreekt.
Voor ontbrekende informatie stelt de agent een gerichte vervolgmail op naar de klant — zonder dat een engineer dit handmatig hoeft te schrijven.
Zodra alle benodigde parameters compleet zijn, berekent de agent de prijs op basis van Allonscales bestaande schaalmodellen. De logica lag er al — wij hebben haar toegankelijk gemaakt voor de agent.
De offerte wordt opgesteld en klaargezet. Een medewerker controleert en verstuurt. Zo behoudt Allonscale de controle en het overzicht.
De implementatie zelf duurde één week. Dat was mogelijk doordat Allonscale vooraf alle processen helder in kaart had gebracht — een investering die zich direct uitbetaalde in implementatiesnelheid.
Het resultaat
De doorlooptijd per offerte is gedaald van enkele dagen naar ongeveer twee uur — afhankelijk van hoe snel de klant ontbrekende informatie aanlevert. De twaalf uur per week die engineers kwijt waren aan offertewerk, zijn teruggegeven aan ontwerpwerk. De agent draait sinds april 2026 in productie en draaide de eerste drie weken zonder verstoringen.
"Eindelijk kunnen onze engineers weer doen waar ze goed in zijn: ontwerpen."