De eerste automatisering is altijd de moeilijkste — niet technisch, maar qua keuzes. Welk proces pak je als eerste aan? Hoe stel je het in? En hoe weet je of het werkt? Dit stappenplan helpt je op weg.
Stap 1: kies het juiste startproces
Begin met een proces dat vaak wordt uitgevoerd, duidelijk gedefinieerd is en veel tijd kost. Goede kandidaten zijn factuurverwerking, lead-opvolging en het bijwerken van CRM-gegevens. Vermijd processen die veel uitzonderingen hebben of sterk afhangen van persoonlijk oordeel.
Stap 2: breng het proces in kaart
Schrijf stap voor stap op hoe het huidige proces werkt: wie doet wat, welke systemen zijn betrokken, wat zijn de inputs en outputs, en waar gaan dingen mis? Dit is de basis voor de automatisering.
Stap 3: bepaal wat je wilt automatiseren
Niet elk onderdeel van een proces hoeft geautomatiseerd te worden. Bepaal welke stappen het meeste tijd kosten en het minste menselijk oordeel vereisen. Begin met die onderdelen.
Stap 4: bouw en test
De eerste versie hoeft niet perfect te zijn. Bouw een werkende automatisering, test hem met echte data en pas hem aan op basis van wat je tegenkomt. Plan een testperiode van twee tot vier weken.
Stap 5: meet de resultaten
Meet hoeveel tijd de automatisering bespaart en hoeveel fouten er worden voorkomen. Vergelijk dit met de situatie van voor de implementatie. Gebruik die resultaten als basis voor de volgende automatisering.
Veelgemaakte fouten bij de eerste automatisering
- Te ambitieus beginnen met een complex proces
- Onvoldoende testen met uitzonderingen en randgevallen
- Geen eigenaar aanwijzen die verantwoordelijk is voor het proces
- Verwachten dat de automatisering nooit onderhoud nodig heeft